Odkąd w Polsce pojawiło się RODO, coraz więcej osób zwraca uwagę na bezpieczeństwo swoich danych. Dotyczy to w szczególności informacji wyjątkowo wrażliwych, jak dane chorobowe zbierane w szpitalach, przychodniach czy gabinetach lekarskich. W takich instytucjach niezwykle ważna jest dbałość o bezpieczeństwo danych, ale również forma ich przechowywania oraz sposób zarządzania nimi.

Zadania placówek medycznych

W tym kontekście wiele placówek wprowadza specjalne zasady administracji danymi osobowymi swoich pacjentów, stawiając na maksymalne bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to ograniczenie liczby osób, które mają dostęp do takich danych, ale również wdrożenie specjalnych programów i systemów do zarządzania dokumentacją. W szpitalach i przychodniach tworzone są wewnętrzne bazy danych do przetwarzania dokumentów, dzięki którym:

• lekarze, pielęgniarki i rejestratorki mają wgląd do dokumentacji pacjenta
• można wystawiać zaocznie recepty, zwolnienia lekarskie i zaświadczenia
• nie ma konieczności niepotrzebnego wydruku kart pacjenta
• wszystkie dane, wyniki badań, skierowania są w jednym miejscu i maleje ryzyko ich zagubienia lub przypadkowego udostępnienia osobom trzecim
• dokumenty są automatycznie archiwizowane w formie elektronicznej i mogą być szybko przekazywane innym jednostkom – ZUS, NFZ

System do zarządzania dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentacji medycznej w placówkach pozwala więc nie tylko znacznie zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania danych. W dużej mierze wpływa też na praktyczne ich wykorzystywanie, przyśpieszenie procesu ich przesyłania i wglądu do akt pacjenta bez konieczności każdorazowego druku czy robienia kopii dla lekarza. Ogromną zaletą jest również intuicyjne działanie elektronicznego obiegu, który posiada rozbudowane funkcjonalności, ale jednocześnie zachowuje bardzo prosty panel obsługi. Z poziomu administratora można nadawać użytkownikom stosowne uprawnienia (chroniąc w ten sposób dane) i decydować, który z nich będzie miał wgląd do całej dokumentacji, a który jedynie do podstawowych danych pozwalających na identyfikację pacjenta.

Archiwizacja danych medycznych

Równie ważne, co sam bieżący obieg dokumentów, jest też ich archiwizacja. To niezwykle istotny element, ponieważ pozwala pacjentowi uzyskać swoje dane medyczne w każdej chwili – nie musi gromadzić wyników badań i przewozić ich samemu między jednostkami leczniczymi, bo system zrobi to za niego. Ponieważ archiwizacja odbywa się w formie elektronicznej, całość dokumentów wysyłana jest do innych szpitali, sanatoriów, oddziałów NFZ za pośrednictwem sieci internetowej, co przyśpiesza cały proces. Na tej samej zasadzie działa obieg dokumentów dotyczących wyników badań, zwolnień lekarskich, wystawionych recept i skierowań do specjalistów.

Sprawdź system DMS firmy PrimeSoft